Uwaga:

– w szczególnie uzasadnionych przypadkach Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany miejsca szkolenia(przy zachowaniu co najmniej porównywalnego standardu pobytu),
– wersja szkoleń 30 h. ma charakter warsztatowy(realizuje program szkoleń w wersji 20 h., poszerzony o dodatkowe ćwiczenia, case study w danym temacie)
– w przypadku szkoleń finansowanych przez Zamawiającego ze środków publicznych – do zgłoszenia należy dołączyć oświadczenie o pochodzeniu źródła finansowania(w treści należy podać: temat szkolenia, nazwiska osób zgłaszanych, oraz stwierdzenie, ze koszty szkolenia są pokrywane ze środków publicznych)
– istnieje możliwość wkalkulowania w cenę szkolenia zwrotu kosztów podróży.

Cena obejmuje: udział w szkoleniu, materiały szkoleniowe, materiały konferencyjne, zapewnieniem warunków bhp, zaświadczenie wydano na podstawie rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej  w sprawie kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych, zakwaterowanie w pok. 2 os. lub 1 os.,  pełne wyżywienie, serwis kawowy, opieka organizatora w ramach nadzoru wewnętrznego, ubezpieczenie od NNW.

Cele szkolenia: Szkolenie pozwala na nabycie sprawnej umiejętności obsługi Sekretariatu oraz doskonalenie posiadanych umiejętności merytorycznych i interpersonalnych wspierających zarządzanie firmą/instytucją.

Metody pracy: prezentacja, elementy wykładu, analiza przypadków, elementy inscenizacji, twórcza dyskusja, praca zespołowa, trening interpersonalny i asertywności, ćwiczenia, konsultacje. Zajęcia prowadzone w sposób interaktywny, w formie warsztatowej.

Prowadzący:

mgr Zofia Kukiełka – wybitny specjalista w dziedzinie organizacji oraz doskonalenia pracy sekretariatu/biura zarządu. Doświadczony i bardzo wysoko oceniany trener.

Mgr Luiza Mądrowska – psycholog biznesu. Doświadczony i bardzo wysoko oceniany trener.

PROGRAM SZKOLENIA

1. Sekretariat – „mózg firmy” – łącznik pomiędzy „Centrum Kompetencyjnym” a pozostałą częścią komórek i wydziałów w strukturze firmy/instytucji.
   • Rodzaje struktur organizacyjnych.
   • Schematy organizacyjne i więzi organizacyjne
   • Obieg informacji wewnętrznej i zewnętrznej a zadania Sekretariatu
2. Model kompetencyjny pracownika Sekretariatu
   • Główne zadania, umiejętności, kompetencje osobiste, biurowe, kierownicze, prawnicze, informatyczne i branżowe pracownika
   • uprawnienia, obowiązki i odpowiedzialność pracownika według Regulaminu Organizacyjnego, Przydziału Czynności; referencje
3. Sekretariat/biuro zarządu – centrum kształtowania kultury organizacyjnej.
   • Typy kultur organizacyjnych występujących w organizacji
   • Funkcje kultury organizacyjnej
   • Zarządzanie informacją – sekretariat Centrum Informacyjnym firmy
   • Przekazywanie informacji
   • Proces decyzyjny
   • rola informacji w procesie decyzyjnym, cechy dobrej informacji, udzielanie informacji,
   • znaczenie informacji niejawnych, dyskrecja, nośniki informacji,
4. Komunikacja w firmie – rola sekretariatu/biura zarządu
   • podstawowe podmioty i pojęcia komunikacji,
   • mowa niewerbalna, ,
   • styl i techniki stosowane przez nadawcę,
   • kanały komunikacyjne,
   • bariery w komunikacji,
   • efektywność komunikacji,
   • techniki wywierania wpływu,
   • Sposoby podniesienia skuteczności komunikacji, praca w zespole
   • Trening indywidualny i zespołowy,
5. Savoir vivre w sekretariacie firmy/biurze zarządu
   • przedstawianie, powitanie, pukanie, zakończenie wizyty;
   • zasady etykiety w kontaktach ze zwierzchnikiem, gościem, współpracownikiem;
   • przekazywanie informacji w “trudnych sytuacjach”
   • savoir vivre w samochodzie i podróży,
   • kody zachowań w kontaktach z cudzoziemcami
6. Podstawy protokołu dyplomatycznego.
   • Precedencja służbowa i towarzyska w firmie.
   • Zasada pierwszeństwa i prawej strony
   • Zasady protokołu dyplomatycznego
7. Kultura organizacyjna sekretariatu/biura zarządu – miejsca pracy wyrażana: wyglądem, strojem służbowym i wystrojem wnętrza
   • Ergonomiczne stanowisko pracy, wyposażenie i estetyka wnętrza
   • wygląd dostosowany do okoliczności, rola stroju w życiu zawodowym,
   • kreowanie pierwszego wrażenia,
   • sposób siedzenia, postawa, dystans
8. Kreatywność pracownika sekretariatu/biura zarządu
   • trening kreatywnego myślenia
   • źródła i inspiracje kreatywności
   • Przykłady i ćwiczenia
9. Kontakty z klientem wewnętrznym i zewnętrznym
   • Indywidualne podejście do interesanta – typologia klientów,
   • asertywność,
   • błędy atrybucji,
   • sytuacje stresowe a postawa pracownika sekretariatu/biura zarządu,
10. Rola słowa mówionego – rozmowy i pytania,
    • parafraza informacje zwrotne,
    • zadawanie właściwych pytań,
    • negatywne postawy i błędy podczas rozmowy,
    • manipulacja,
    • język kobiecy i męski,
    • kontakt wzrokowy i słuchowy,
    • aktywne słuchanie;
11. Sztuka rozmowy sekretarki z klientem wewnętrznym i zewnętrznym– narzędzie zadawania pytań i uzyskiwania odpowiedzi.
    • przeprowadzenie wywiadu,
    • anonsowanie,
    • obsługa gościa oczekującego na spotkanie z szefem: profesjonalna obsługa gościa zapowiedzianego i niezapowiedzianego,
12. „Trudny” interesant/współpracownik,
    • Dlaczego klient jest “trudny”,
    • Postępowanie z agresywnym klientem
    • umiejętność zadawania pytań, parafrazy ćwiczenia
13. Telefon w sekretariacie/biurze zarządu jako narzędzie komunikacji z klientem
    • pośredniczenie w kontaktach telefonicznych szefa,
    • rejestrowanie telefonów i przekazywanie informacji,
    • anonsowanie rozmów,
    • plan rozmówców i rozmowy – lista pytań przy przyjmowaniu telefonów,
    • znaczenie dykcji – podstawowe ćwiczenia kształtujące dykcję.
    • Telefon komórkowy a zasady savoir vivre’u
14. Współpraca pracownika sekretariatu/biura zarządu z przełożonym
    • Pośredniczenie w osobistych kontaktach zwierzchnika z interesantami i współpracownikami:
    • oczekiwania szefa wobec sekretarki/asystentki,
    • zasady zachowania wobec szefa,
    • pośredniczenie w kontaktach szefa z pracownikami,
    • współpraca z wieloma przełożonymi,
    • zasady poufności i lojalności,
    • przyjmowanie gości i organizacja poczęstunku w sekretariacie i gabinecie, zasady podawania,
    • przerwanie przedłużającej się wizyty gościa.
    • prowadzenie terminarza
    • przygotowanie podróży służbowej szefa,
    • przygotowanie i obsługa wizyty delegacji (gości) w firmie
15. Sekretariat/biuro zarządu a instrukcja kancelaryjno – archiwalna
    • Zarządzanie dokumentacją/obieg korespondencji: dokumenty prawne regulujące obieg: Instrukcja kancelaryjna – najnowsze zmiany prawne,
    • prowadzenie dokumentacji według różnych systemów kancelaryjnych, rejestracja komputerowa,
    • Wykaz akt, rejestry kancelaryjne, rejestracja faksów i poczty elektronicznej,
    • przyjmowanie, znakowanie, przekazywanie i wysyłanie korespondencji według różnych systemów,
    • przydatne formularze – usprawnianie pracy,
    • postępowanie z korespondencją tajną i poufną
16. Zadania asystenckie pracownika Sekretariatu
    • Przygotowanie zebrania, narady, konferencji, formy zebrań, czynności przygotowawcze, przygotowanie sali i środków technicznych, porządek zebrania, zaproszenia, materiały, protokoły
    • przygotowanie i przeprowadzenie konferencji prasowej: zaproszenia, przygotowanie materiałów, zbieranie informacji prasowych;
    • wizyta delegacji krajowej i zagranicznej, przygotowanie programu, przygotowanie sali konferencyjnej, poczęstunek, wizyty, różnice kulturowe.
17. Przyjęcia i spotkania służbowe,
    • organizowanie przyjęć,
    • formy przyjęć,
    • savoir vivre przy stole,
    • poczęstunek i jego przygotowanie w zależności od rodzaju i rangi spotkania,
    • karty wizytowe, zaproszenia i ich rodzaje,
    • rozmieszczenie przy stole gości i gospodarzy, menu, dobór napojów.
18. Zasady tworzenia i wykorzystania poczty elektronicznej.
    • forma i poprawność poczty elektronicznej,
    • efektywność przekazu,
    • zasady redagowania pism

19. E-sekretariat w świetle przepisów Instrukcji Kancelaryjnej oraz nowoczesne komunikatory społeczne

1. • Netykieta w Internecie

Formularz zgłoszeniowy