Cele szkolenia: podniesienie kwalifikacji zawodowych i zwiększenie motywacyjności pracownika, nabycie biegłości w posługiwaniu się aktami regulującymi pracę sekretariatu, nabycie umiejętności wykonywania pracy na wysokim poziomie, prawidłowe posługiwanie się Instrukcją Kancelaryjną i Instrukcją Archiwum, doskonalenie umiejętności interpersonalnych i kształtowania wizerunku, zwiększenie efektywności współpracy i komunikacji z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi firmy, doskonalenie umiejętności organizacji pracy i planowania, umiejętność redagowania pism zgodnie z wizualizacją zawartą w Instrukcji, pobudzenie potrzeby stałego rozwoju.

Metody pracy: Mini-wykład, prezentacja multimedialna, ćwiczenia grupowe i indywidualne, Case study, symulacja.

Prowadzący:

Mgr Zofia Kukiełka – wybitny specjalista i praktyk w dziedzinie organizacji i zarządzania nowoczesnym sekretariatem. Bardzo wysoko oceniany trener na licznych szkoleniach, kursach i konferencjach.

Mgr Mirosława Ostasz – wybitny specjalista i praktyk w dziedzinie organizacji i zarządzania nowoczesnym sekretariatem. Bardzo wysoko oceniany trener na licznych szkoleniach, kursach i konferencjach.

PROGRAM SZKOLENIA

1. Etykieta i dyplomacja: rola pracownika w kształtowaniu public relations firmy, kultura organizacyjna miejsca pracy i wizerunku osobistego pracownika. główne zadania, umiejętności, kompetencje osobiste, uprawnienia, obowiązki i odpowiedzialność pracownika według Regulaminu Organizacyjnego, Przydziału Czynności; tworzenie referencji, rola pracownika w kształtowaniu public relations firmy,

2. Zasady savoir-vivre w relacjach biznesowych: wygląd dostosowany do okoliczności, rola stroju w życiu zawodowym, kreowanie pierwszego wrażenia, sposób siedzenia, postawa, dystans. Zasady etykiety w komunikacji: przedstawianie, powitanie, pukanie, zakończenie wizyty; zasada pierwszeństwa i prawej strony, zasady etykiety w kontaktach ze zwierzchnikiem, gościem, współpracownikiem; savoir vivre w samochodzie i podróży, savoir vivre w kontaktach z cudzoziemcami,

3. Pośredniczenie w osobistych kontaktach zwierzchnika z interesantami i współpracownikami: oczekiwania szefa wobec sekretarki/asystentki, zasady zachowania wobec szefa, pośredniczenie w kontaktach szefa z pracownikami, współpraca z wieloma przełożonymi, zasady poufności i lojalności, przyjmowanie gości i organizacja poczęstunku w sekretariacie i gabinecie, zasady podawania, przerwanie przedłużającej się wizyty gościa. przygotowanie podróży służbowej szefa, przygotowanie i obsługa wizyty delegacji (gości) w firmie,

4. Indywidualne podejście do interesanta: typologia interesantów, przeprowadzenie wywiadu, anonsowanie, obsługa gościa oczekującego na spotkanie z szefem: profesjonalna obsługa gościa zapowiedzianego i niezapowiedzianego, „trudny” rozmówca, umiejętność zadawania pytań, parafrazy,

5. Zarządzanie wiedzą w sekretariacie i firmie: rola informacji w procesie decyzyjnym, cechy dobrej informacji, udzielanie informacji, znaczenie informacji niejawnych, dyskrecja, nośniki informacji, przekazywanie informacji,

6. Telefon jako narzędzie komunikacji: pośredniczenie w kontaktach telefonicznych szefa, rejestrowanie telefonów i przekazywanie informacji, anonsowanie rozmów, plan rozmówców i rozmowy – lista pytań przy przyjmowaniu telefonów, rejestracja rozmów i przekazywanie ich treści, znaczenie dykcji – podstawowe ćwiczenia dykcyjne. Telefon komórkowy a zasady savoir vivre’u.

7. Efektywne zarządzanie czasem własnym i zwierzchnika: prowadzenie terminarza własnego i szefa, zasady współpracy z szefem w prowadzeniu terminarza, kody kolorów w prowadzeniu terminarza, notatnik, siatka pilności, „złodzieje czasu”, znaczenie planowania dla podniesienia efektywności pracy, ustalanie priorytetów.

8. Zadania asystenckie: przygotowanie i przeprowadzenie konferencji prasowej: zaproszenia, przygotowanie materiałów, zbieranie informacji prasowych; przygotowanie zebrania, narady, konferencji, formy zebrań, czynności przygotowawcze, przygotowanie sali i środków technicznych, porządek zebrania, zaproszenia, materiały, protokoły; wizyta delegacji krajowej i zagranicznej, przygotowanie programu, przygotowanie sali konferencyjnej, poczęstunek, wizyty, różnice kulturowe.

9. Zarządzanie dokumentacją/obieg korespondencji: dokumenty prawne regulujące obieg: Instrukcja kancelaryjna – najnowsze zmiany prawne, prowadzenie dokumentacji według różnych systemów kancelaryjnych, rejestracja komputerowa, Wykaz akt, rejestry kancelaryjne, rejestracja faksów i poczty elektronicznej, przyjmowanie, znakowanie, przekazywanie i wysyłanie korespondencji według różnych systemów, przydatne formularze – usprawnianie pracy, postępowanie z korespondencją tajną i poufną,

10. Archiwizacja dokumentów bieżących i załatwionych: wykaz akt, klasyfikacja dokumentów, zakładanie teczek i segregatorów, kategorie archiwalne, podstawowe formularze, przekazywanie akt do archiwum,

11. Redagowanie korespondencji: rodzaje blankietów korespondencyjnych według normy polskiej, układy graficzne tekstu, cechy stylu pism urzędowych, części składowe pism, zwroty grzecznościowe, korespondencja półurzędowa – list gratulacyjny, korespondencja wewnętrzna, znaczenie korespondencji w wizualizacji firmy, zasady redagowania korespondencji z organami władzy i administracji państwowej, pismo przewodnie.

12. Pisanie listów elektronicznych: forma i poprawność poczty elektronicznej, efektywność przekazu, zasady netykiety.

13. Osobowość sekretarki/pracownika biurowego – pożądane cechy

14. Wygląd i strój urzędowy oraz na różne okazje.